Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача документации – подтверждение свершившегося факта (приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций), закрепление юридической силы проведенной операции.

Оформление первичной документации
Оформление платежных поручений 150 руб. за документ
Оформление счетов, счет-фактур, накладных от 150 рублей за документ (типовой)
от 700 рублей за документ (не типовой)

Стоимость наших услуг по оформлению первичных документов указана в таблице. Мы всегда рады ответить на все интересующие Вас вопросы – звоните по телефонному номеру + 7 (495) 917-05-65 и заказывайте услуги профессионалов.

Мы возьмем на себя оформление первичной документации любого типа – бумаг от банков, учредителей, поставщиков, госорганов, клиентов. Наши сотрудники имеют опыт в составлении исполнительных, распорядительных, бухгалтерских документов, поэтому нам можно доверять.

Факт осуществления деятельности и проведения предприятием хозяйственных операций, согласно, законодательству должен быть непременно подтвержден путем надлежащего оформления первичных документов. Опираясь на данные внесенные в соответствующую форму, компания ведет свой бухгалтерский учет. Основные требования к утвержденному оформлению первичной документации заключаются в том, что они должны содержать исключительно достоверные данные, их создание осуществляется непосредственно в момент совершения операции, если заполнение не представляется возможным, оно производится непосредственно по окончании той или иной операции.

Что такое первичная документация и зачем она нужна

Первичная документация – представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к разногласиям с налоговой инспекцией, позволяя применять финансовые санкции по отношению к предприятию. Для оспаривания такой ситуаций, предприятие будет вынужденно обращаться в суд.

Формы первичной документации

Первичная документация принимается налоговой инспекцией к учету, если она составлена в соответствии с унифицированной формой, разработанной и вступившей в силу на основании постановлений Госкомстата РФ и обязательна к применению для предприятий всех, без исключения отраслей экономики.

В утвержденные формы первичной документации, за исключением форм учета кассовых операций, предприятие при необходимости имеет право вносить дополнительные необходимые реквизиты. Все реквизиты, которые утверждены Госкомстатом России, остаются без изменений и включают в себя наименование заявленного документа, указание кода и номера формы. Какие либо изменения или удаления отдельных реквизитов из соответствующих форм не допускается. В случае внесения изменений в документацию, их необходимо оформлять в  соответствии с организационно-распорядительными документами.

Код формы Наименование формы документа
1. Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД
0301008 Табель учета рабочего времени
0301010 Расчетная ведомость
0301011 Платежная ведомость
0306001 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
0306002 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
0306003 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
0306004 Акт о списании автотранспортных средств
0306030 Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
0306031 Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
0306032 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
0306033 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
0310001 Приходный кассовый ордер
0310002 Расходный кассовый ордер
0310003 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
0315004 Акт о приемке материалов
0315006 Требование-накладная
0315007 Накладная на отпуск материалов на сторону
0340002 Путевой лист строительной машины
0345001 Путевой лист легкового автомобиля
0345002 Путевой лист специального автомобиля
0345004 Путевой лист грузового автомобиля
0345005 Путевой лист грузового автомобиля
0345007 Путевой лист автобуса не общего пользования
2. Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД
0401060 Платежное поручение
0402001 Объявление на взнос наличными
3. Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД
0504143 Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
0504144 Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда
0504202 Меню-требование на выдачу продуктов питания
0504203 Ведомость на выдачу кормов и фуража
0504210 Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
0504230 Акт о списании материальных запасов
0504401 Расчетно-платежная ведомость
0504403 Платежная ведомость
0504417 Карточка-справка
0504421 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
0504425 Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
0504501 Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
0504510 Квитанция
0504514 Кассовая книга
0504608 Табель учета посещаемости детей
0504805 Извещение
0504816 Акт о списании бланков строгой отчетности
0504817 Уведомление по расчетам между бюджетами
0504822 Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях)
0504833 Справка
0504835 Акт о результатах инвентаризации
0531728 Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса
0531811 Справка о финансировании и кассовых выплатах

В унифицированных первичных документах отражается информация об активах, обязательствах предприятия и проводимых с ними операций. К таким документам относятся:

  • акты списания материальных запасов предприятия;
  • товарные накладные;
  • акты сдачи-приема работ (услуг);
  • расчетно-платежные ведомости;
  • табели учета использования рабочего времени;
  • табели расчета заработной платы на предприятии.

Весь перечень унифицированных форм официальных первичных учетных документов утвержден постановлениями Госкомстата России.

Обязательные реквизиты

Форма унифицированного документа состоит из трех частей – заголовочной части, содержательной и оформляющей. Первичные документы имеют юридическую силу, если содержат все обязательные реквизиты. В заголовочной части документ должен содержать:

  • название формы соответствующего документа;
  • код его формы по классификатору ОКУД;
  • дату формирования указываемых сведений;
  • наименование субъекта оформляющего документ;
  • код субъекта по ОКПО;
  • наименование юридического учредителя предприятия;
  • наименование структурного подразделения, сформировавшего документ;
  • наименование единицы измерения в рублях и код ОКЕИ, в валюте ОКВ.

В содержательной части документ заполняют в виде табличной или  текстовой формы, которая отображает:

  • содержание непосредственно самой хозяйственной операции;
  • показатели и коды указанных операций в натуральном и денежном выражении.

В оформляющей части документа, должны присутствовать следующие реквизиты:

  • указание должностей, ответственных лиц за содержащиеся в документе данные и правильность ее оформления;
  • оригиналы подписей указанных лиц;
  • дату оформления документа, должность исполнителя, подпись с фамилией и инициалами, контактный номер телефона.

Отчетная документация, форма которой не предусмотрена в альбомах, может быть разработана и оформлена самостоятельно, но должна соответствовать организационно-распорядительными документами. Если вид деятельности предусматривает использование документа в свободной форме, стороны договариваются между собой об оформлении приемки работ и прописывают этот момент в договоре. Для того чтобы выбранная сторонами форма не противоречила учетной политике, необходимо внести соответствующие изменения, где прописать возможность использования бланков согласованных с контрагентами, либо предусмотреть определенные формы для отдельных партнеров. Приведение бланков непосредственно к учетной политике совершенно необязательно, можно утвердить их отдельным приказом, а в учете указать ссылку на данный приказ.

Для документов не унифицированной формы, предусмотрены такие обязательные реквизиты:

  • наименование оформляемого документа;
  • дату его оформления;
  • наименование составителя документа;
  • его идентификационный код;
  • содержание указываемой хозяйственной операции;
  • показатели операции в натуральном и денежном выражении;
  • указание должностей, ответственных за содержащуюся в документе информацию и правильность ее оформления лиц;
  • оригиналы подписей указанных лиц, фамилии и инициалы.

Порядок оформления и требования к первичной документации

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение - первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие - альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.

В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.

П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок - приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.

Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:

  • Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
  • Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
  • Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
  • Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
  • В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
  • Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
  • В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
  • Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.

Руководитель, должен согласовать с главным бухгалтером организации перечень лиц, которые будут иметь право подписи на официальных документах, и  закрепить данное решение в форме приказа.

На лиц, которые составляют и подписывают такие документы, ложится обязанность  своевременного и достоверного оформления всех первичных учетных документов. Оригинал подписи гарантирует подтверждение достоверности содержащихся в документе данных. Уполномоченные лица несут ответственность за своевременную, в установленные законом сроки, передачу документов для возможности отражения находящейся там информации в бухгалтерском учете.

Проверка документации поступающей в бухгалтерию на корректность оформления

Поступающие в бухгалтерию первичные документы, подлежат тщательной обязательной проверке. С этой целью осуществляется проверка:

  • по форме (правильность и полнота оформления, заполнение обязательных реквизитов, наличие и соответствие подписей, разборчивость и четкость);
  • по содержанию (проводится арифметическая проверка, определяется правильность расчетов, устанавливают целесообразность и законность заявленных хозяйственных операций, логическая соответствие отдельных показателей).

Часто допускаемые ошибки при оформлении обязательных первичных документов:

  • использование форм, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения приказом руководителя и надлежащего оформления в учетной политике;
  • отсутствие обязательных реквизитов, в не унифицированной или специализированной документации;
  • отсутствие надлежащего оформления руководителем организации утвержденного перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных документов;
  • пропуски в заполнении обязательных реквизитов предусмотренных первичными документами; наличие исправлений или помарок в предоставляемых документах; грубые нарушения правил предусмотренных для исправления  и корректировке ошибок в документах;
  • исправления в учетных кассовых документах;
  • наличие записей простым графитовым карандашом;
  • отсутствие прочерков в не заполненных строках;
  • арифметические ошибки при проведении таксировки документов.

Стоит обращать внимание на типичные ошибки бухгалтера при оформлении  первичных кассовых документов. Бухгалтер, внося изменения, пытается исправить, подтереть неточности или описки в расходном или приходном кассовых ордерах. Такие действия производить нельзя. После внесения подобных исправлений, документ может не признаваться проверяющими органами, либо быть признан фальсифицированным.

Также, ошибкой при заполнении бухгалтерией расходных кассовых ордеров на выдачу из кассы предприятия денежных средств, своим сотрудникам, является отсутствие подписи получателя в соответствующей графе расходного кассового ордера или расписки о получении денежных средств. В подобных случаях, выданная, но не оформленная надлежащим образом в установленном порядке сумма, считается недостачей и в обязательном порядке взыскивается с кассира.

Типичная ошибка состоит в том, что документы подписываются не уполномоченным на то лицом. Вся документация: акты сдачи-приема работ (услуг), накладные, счета-фактуры и т.п., должны быть подписаны руководителем предприятия или официальным должностным лицом, который уполномочен руководителем. Документ, который был подписан другим человеком, не имеет юридической силы.

Как исправляются ошибки, допущенные при оформлении документации

Правила исправления ошибок в первичных документах согласно, Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40:

  1. Банковские и кассовые документы:
    • - исправления и помарки, использование корректора в банковских и кассовых документах, таких как - приходные кассовые ордера и квитанции, расходные кассовые ордера и заменяющих их документы, не допускаются (п.19);
    • - при обнаружении ошибок кассовые и банковские документы не принимаются к исполнению, они должны быть аннулированы и составлены заново;
    • - заполненные ненадлежащим образом или испорченные кассовые документы не могут быть уничтожены, они перечеркиваются и должны быть приложены к кассовому отчету (ведомости или реестру) в тот же день, в котором они были выписаны;
  2. Другие первичные документы:
    • - в другие первичные документы исправления вносятся, только при согласовании таких исправлений с контрагентами, что должно подтверждаться подписями тех же официальных лиц, которыми были подписаны документы, с обязательным указанием даты внесения таких исправлений.
  3. Основные правила внесения исправлений в первичные документы, созданные вручную:
    • - неправильный текст или сумма, которые подлежат исправлению,  зачеркиваются одной тонкой чертой так, чтобы читалось исправленное;
    • - необходимо зачеркивать всю сумму целиком, даже в случае, если ошибка была допущена только в одной цифре;
    • - над зачеркнутым текстом, сверху пишется исправленный текст или необходимая сумма;
    • - на полях в соответствующей строке делается оговорка  - «Исправлено», и подписывается лицами, которыми ранее подписывался документ (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п.5 ст.9), а также необходимо указать дату исправления. В случае необходимости, подписи заверяются печатью организации осуществившей исправления;
    • - документ, составленный в нескольких экземплярах, подлежит исправлению в каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтеру не дается возможность заверять своей собственной подписью, сделанные им исправления в документе, только в случае если такие изменения были надлежащим образом заверены официальными должностными лицами, которые ответственны за совершение данной операции.

Использование корректора, вытирания, помарки подчистки не допускаются.

Какие либо предельные сроки для внесения исправлений в документацию законодательством не установлены, в связи с этим исправления вносятся по мере выявления допущенных ошибок. После внесения таких исправлений, вносятся соответствующие изменения в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправления в документе не было оформлено и заверено надлежащим образом, такое исправление не принимается во внимание и является недействительным.

Все ошибки в первичной бухгалтерской документации, условно делится на две условные группы. Если хозяйственная операция:

  • вообще не оформлялась документами;
  • была оформлена с нарушением утвержденного порядка заполнения - заполнены не все поля, реквизиты и пр.

Ненадлежащим образом оформленный документ, может быть признан недействительным налоговой инспекцией.

Порядок хранения первичной документации

Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.

Восстановление первичной документации

В случае пропажи, уничтожении или порчи первичной документации, в соответствии с Инструкцией № 157Н п. 16, руководитель (уполномоченный орган), назначает комиссию по расследованию причин пропажи, уничтожении или порчи, для выявления виновных лиц и принимает меры по восстановлению такой документации. При необходимости руководитель может обратиться за помощью к следственным органам, органам охраны или пожарного надзора. Результаты работы должны быть оформлены  соответствующим актом, который должен быть утвержден руководителем предприятия. Акт должен быть подшит в папку Журнала по прочим операциям и хранится в соответствии с порядком, предусмотренным в п. 14 и 15 выше указанной инструкции.

Электронная первичная документация

В соответствии с Инструкцией № 157н законом предусматривается возможность хранения первичной документации, помимо бумажных хранителей на машинных носителях, то есть в виде соответствующего электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи.

Ответственность за нарушение правил учета и оформления первичной документации

Допущенные ошибки, равно как и полное отсутствие необходимых документов, могут привести предприятие к финансовыми потерями.

Штрафы.

В соответствии с Налоговым кодексом, грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, может повлечь за собой такие финансовые санкции:

  • при нарушении совершенном в течение одного налогового периода - взыскивается штраф в размере 10 000 рублей;
  • при нарушении совершенном в течение более одного налогового периода - взыскивается штраф в размере 30 000 рублей;
  • при нарушениях, что повлекли занижение налоговой базы – взыскивается  штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога того периода, но не менее 40 000 рублей.

Налоговая инспекция под грубыми нарушениями правил понимает:

  • отсутствие необходимой первичной документации;
  • отсутствие необходимых счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

Выше описанная информация и разъяснения, помогут Вам соблюдать правила, и  позволит избежать или, по крайней мере, снизить риск претензий, которые может предъявлять налоговый орган, а в случае предъявления такой претензии, позволит использовать такие документы при судебном разбирательстве. Налогоплательщик должен помнить, что наличие грамотно оформленных первичных учетных документов, которые в полной мере соответствуют законодательству, является лишь одним из установленных условий принятия расходов. Затраты Вашего предприятия должны быть экономически обоснованными и производится руководством исключительно для осуществления деятельности, которая будет направлена на получение дохода.

Хотелось бы отметить, что налоговые органы очень часто и совершенно неправомерно требуют от предприятий первичные документы, которые на самом деле согласно, законодательной базы иметь организация не обязана по роду своей деятельности. Одним из действенных способов для малого и среднего бизнеса избежать ошибок, снять с себя часть ответственности и ограничить общение с налоговыми органами – это возможность заключения договора и передача оформления первичной документации стабильной и надежной юридической компании. Таким образом, Вы сможете защитить себя от проблем, лишних расходов и неприятностей.

 

Joomla SEF URLs by Artio