Как оформить товарную накладную

Товарные накладные используются в качестве документа, подтверждающего приемку товара на склад, либо отгрузку товара со склада предприятия. Выписывать ее могут только материально ответственные лица, кладовщики или начальники склада, то есть люди, непосредственно принимающие участие в работе складских помещений. Для того, чтобы понять, как заполнить накладную, необходимо рассмотреть единую форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132.

Как видно из данной картинки, для того, чтобы понять, как заполнить товарную накладную, необходимо внимательно изучить все поля, и следовать несложной инструкции:

1. Сначала необходимо подготовить 2 бланка накладных, ведь данный документ всегда заполняется в 2 экземплярах. Первый бланк отдается покупателю, впоследствии используется при оприходовании товарно-материальных ценностей. Второй же экземпляр остается у продавца (поставщика), и используется при проводке списания ТМЦ с бухгалтерских счетов.
2. Строка «Грузоотправитель» используется для указания названия организации, которая будет отправлять груз, ее почтового адреса и реквизитов.
3. В графе «Грузополучатель» указывается наименование предприятия-получателя товаров.
4. Строка «Поставщик» предназначена для обозначения названия, адреса и основных реквизитов грузоотправителя, в соответствии с его регистрационными документами. Наличие двух похожих строк – грузоотправителя и поставщика не должно вводить в заблуждение, т.к. данные контрагенты могут быть разными (например, если отправку товара осуществляет филиал основного предприятия). Перед тем как заполнить накладную ТОРГ 12 необходимо уточнить, совпадают ли наименования предприятий и их реквизиты.
5. В графе «Плательщик» указывается название и реквизиты предприятия, которое покупает ТМЦ.
6. В графе «Основание» указывается тип документа, на основании которого проводится отгрузка или получение ТМЦ (договор, заказ-наряд и т.д.), его номер и дата заключения (подписания). Также в данной строке пишется и номер транспортной накладной, дата ее выписки, если такая накладная используется.
7. Графы «Номер документа» и «Дата составления» предназначены для уточнения номера товарной накладной и даты, в которую она была выписана.
8. В таблице под данными графами и названием документа («Товарная накладная»), указываются все товарно-материальные ценности, которые подлежат отгрузке. Информация о них должна совпадать со сведениями в счет-фактуре.
9. Перед тем, как оформить накладную и отдать ее покупателю, необходимо получить подписи главного бухгалтера, начальника склада и кладовщика (либо только начальника склада, если он лично будет отпускать товар).
10. На оба экземпляра заполненной товарной накладной ставится мокрая печать организации-грузоотправителя и покупателя. В случае, если получение товара осуществляется не непосредственно покупателем (директором предприятия), а уполномоченным лицом, позволяется использовать факсимиле, однако право его применения должны быть прописано в договоре. Стоит отметить, что по законодательству каждое предприятие имеет право использовать типовую форму товарной накладной, либо создавать собственный макет, однако он должен содержать такие обязательные поля:
    • название документа (Товарная накладная);
    • наименование организации, выпустившей данный документ;
    • дата выписки накладной;
    • название и общее количество товарно-материальных ценностей, которые подлежат отгрузке/покупке;
    • должности, подписи и расшифровки подписей лиц, которые несут ответственность за отгрузку и приемку товара;
    • мокрые печати обеих организаций.

Таким образом, независимо от внешней формы документа, данная инструкция позволит понять, как правильно заполнить товарную накладную ТОРГ 12 и не допустить при этом ошибок.